Izrada računa (faktura) i druge dokumentacije u elektronskom obliku posebno je postala značajna u periodu vanrednog stanja uzrokovanog korona virusom i nakon njega. Veliki broj privrednih subjekata svoje račune i drugu dokumentaciju umesto u štampanom obliku, sada šalje u elektronskom obliku. Prednosti ovakvog načina slanja računa i druge dokumentacije u odnosu na papirnu formu jesu: smanjeni troškovi papira, pakovanja, poštarine i angažovanja zaposlenih, dokumentacija primljena i poslata na vreme i isporučena poslovnom partneru.

Digitalizacija poslovnih procesa je u toku, a tome doprinosi i novi Zakon o računovodstvu (“Sl. Glasnik” 73/2019) koji je počeo da se primenjuje od 01.01.2020. godine, osim određenih odredaba sa odloženom primenom, a koji je, između ostalog, propisao zakonsku obavezu od 01. januara 2022. godine da se račun (faktura) obavezno sastavlja i poslovnim partnerima, odnosno pravnim licima i preduzetnicima dostavlja isključivo u elektronskom obliku i da mora biti potvrđena potpisom ili drugom identifikacionom oznakom odgovornog lica (član 9. St.3 i čl. 64 st. 3).

Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju (“Sl. Glasnik RS” br. 94/2017) u članu 2. određuje značenje izraza elektronsko poslovanje, elektronski oblik podataka, elektronska transakcija, elektronski dokument, kao i druge izraze koji se javljaju u elektronskom poslovanju. Prema Zakonu, elektronski oblik podataka je “digitalni zapis podataka pogodan za elektronsku obradu i prenos putem sredstava elektronske komunikacije”, a elektronski dokument je “skup podataka sastavljen od slova, brojeva, simbola, grafičkih, zvučnih i video materijala, u elektronskom obliku.”

Danom stupanja na snagu ovog Zakona, 27. oktobra 2017. godine, prestali su da važe Zakon o elektronskom potpisu iz 2014. i Zakon o elektronskom dokumentu iz 2009. godine. Ovim zakonom uspostavlja se osnova za izjednačavanje klasičnog sa elektronskim poslovanjem i istovremeno se utiče na povećanje obima elektronskog poslovanja u Republici Srbiji tako što zakon predviđa nove usluge od poverenja, odnosno šeme elektronske identifikacije i kvalifikovane usluge od poverenja, kojima se obezbeđuju pravno dejstvo i dokazna snaga koja je jednaka odgovarajućim radnjama u klasičnom poslovanju. Zatim, ovim zakonom uvedene su nove usluge – elektronski pečat, elektronska dostava i čuvanje elektronskih dokumenata, putem kojih će se pouzdano garantovati tačnost određenih podataka. Prema članu 9. Zakona o računovodstvu, “faktura (račun) kao računovodstvena isprava, u smislu ovog zakona, sastavlja se i dostavlja pravnim licima i preduzetnicima u elektronskom obliku i mora biti potvrđena od strane odgovornog lica koje svojim potpisom ili drugom identifikacionom oznakom (utvrđenom opštim aktom kojim pravno lice, odnosno preduzetnik uređuje organizaciju računovodstva) potvrđuje njenu verodostojnost”. IDENTIFIKACIONOM OZNAKOM smatra se svaka oznaka koja jednoznačno određuje, odnosno upućuje na odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje računovodstvene isprave. To može da bude potpis, faksimil, ime i prezime, elektronski potpis i sl. kao i kombinacija pomenutih oznaka (npr. ime i prezime + potpis). Zakonom je predviđen i zahtev da se pitanje identifikacione oznake uredi opštim aktom i nova norma je da je pravno lice/preduzetnik dužno da preduzme sve potrebne mere kako bi se računovodstvene isprave zaštitile od gubitaka, oštećenja i izmena.

Takođe, “računovodstvenom ispravom smatra se i isprava ispostavljena, odnosno primljena telekomunikacionim putem, kao i isprava ispostavljena, odnosno primljena putem servisa za elektronsku razmenu podataka (Electronic data Interchange – EDI)”. “Pošiljalac je odgovoran da podaci na ulazu u telekomunikacioni sistem budu zasnovani na računovodstvenim ispravama, kao i da čuva originalne računovodstvene isprave”.

“Kada se računovodstvena isprava prenosi putem servisa za elektronsku razmenu podataka, pružalac usluge elektronske razmene podataka dužan je da obezbedi integritet razmenjenih podataka”.

Dakle, bilo koji dokument koji je izdat u elektronskom obliku, da bi bio validan i u skladu sa Zakonom o računovodstvu, kao osnovni zahtev, treba da sadrži sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama, tako da se iz tog dokumenta kao računovodstvene isprave mogu nedvosmisleno saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene. Pored ovog zahteva, potrebno je još da:

  • računovodstvena isprava sastavljena kao elektronski zapis sadrži elektronski potpis ili
  • da umesto elektronskog potpisa sadrži drugu identifikacionu oznaku odgovornog lica ili lica ovlašćenog za izdavanje konkretne računovodstvene isprave.

Dokument u PDF formatu na kojem se vidi skenirani potpis ili ime i prezime ovlašćenog/odgovornog lica smatra se validnom računovodstvenom ispravom izdatom u skladu sa zakonom o računovodstvu.

Što se tiče upotrebe pečata u poslovnoj dokumentaciji privrednih subjekata, važno je napomenuti da je Vlada Republike Srbije donela Zaključak o ukidanju obavezne upotrebe pečata u poslovanju preduzetnika, privrednih društava i drugih lica privatnog prava koji je objavljen u “Službenom glasniku RS”, br. 28/18. Takođe, Zakon o računovodstvu ne propisuje obavezu da računovodstvena isprava bude overena i pečatom i Zakon o privrednim društvima čl. 25 u st 32. Propisuje da se “posebnim propisom ne može se društvu uvesti obaveza upotrebe pečata u poslovnim pismima i drugim dokumentima društva. Prilikom zaključivanja pravnih poslova, odnosno preduzimanja pravnih radnji od strane društva, sudovi, državni organi, organizacije i lica koja vrše javna ovlašćenja, kao i druga pravna lica, ne mogu isticati primedbe u pogledu nekorišćenja pečata, niti se iste mogu isticati kao razlog za poništaj, raskid, odnosno nepunovažnost zaključenog pravnog posla, odnosno preduzete pravne radnje, čak i u slučaju kada je internim aktima društva propisano da društvo ima i koristi pečat u poslovanju”.

Privredna društva i preduzetnici koji su osnovani posle 01. oktobra 2018. ne moraju da izrađuju pečat, dok postojeći mogu da ih izbace iz upotrebe. Privredni subjekti mogu da prijave institucije koje im budu tražile pečat na email adresu ukidanje.pecata@gov.rs koji je kontakt obezbedila Kancelarija za informacione tehnologije i elektronsku upravu, u saradnji sa Nacionalnom alijansom za lokalni ekonomski razvoj (NALED).

Dakle, da sumiramo VAŽNE činjenice:

  • privredni subjekat opštim aktom (Pravilnik o računovodstvu) uređuje pitanje izdavanja i kretanja poslovne dokumentacije u elektronskom obliku,
  • da bi računovodstvena isprava bila validna i u skladu sa Zakonom o računovodstvu, potrebno je da sadrži sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama tako da se nedvosmisleno mogu saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene, da sadrži elektronski potpis ili drugu identifikacionu oznaku odgovornog lica ili lica ovlašćenog za izdavanje konkretne računovodstvene isprave (to mogu da budu potpis, faksimil, ime i prezime, elektronski potpis i sl., kao i kombinacija pomenutih oznaka – ime i prezime + potpis),
  • upotreba pečata u poslovanju privrednih subjekata nije obavezna od 2018.-e godine, te nijedna institucija, banka ili organizacija više nema pravo da zahteva pečat privrednim društvima i preduzetnicima.
  • račun bez ručnog ili elektronskog potpisa i bez identifikacione oznake ne smatra se validnim i u suprotnosti je sa Zakonom o računovodstvu u pogledu potpisivanja dokumentacije. Identifikaciona oznaka ne može biti broj dokumenta ili neka kombinacija slova i brojeva kao interna šifra, jer tada primalac računa ne može primljeni dokument da poveže sa određenom osobom koja ga je izdala i ne zna koje ovlašćeno ili odgovorno lice je kreiralo određeni dokument.
  • elektronski dokument koji je izvorno nastao u elektronskom obliku smatra se originalom. Dakle, odštampani primerak elektronskog dokumenta predstavlja kopiju originalnog elektronskog dokumenta i imaće dokaznu snagu originalnog akta kada na njemu postoji naznaka da je reč o odštampanom primerku elektronskog dokumenta i kada postoji svojeručni potpis nadležnog fizičkog lica kojim se potvrđuje istovetnost odštampanog primerka elektronskog dokumenta sa originalom.
  • slanje računa i ostale dokumentacije poslovnim partnerima ne mora obavezno da se vrši sa email adrese koja je registrovana kod Agencije za privredne registre, već može da se vrši sa bilo koje druge adrese za koju se opredeli izdavalac računa,
  • potrebno je da postoji potvrda o prijemu elektronskog dokumenta kao dokaz da je taj dokument primljen od strane primaoca,
  • privrednim subjektima je propisana obaveza dostavljanja računa i druge dokumentacije u elektronskom obliku pravnim licima i preduzetnicima od 01. Januara 2022. godine.